Die Rolle der Assistenz

Liebe/r Leser/in,

 

Eine/e Assistent/in muss nicht nur gut bewirten können, sondern auch souverän Gäste empfangen, Unterlagen und Präsentationen aufbereiten, Texte auf Fehler durchlesen, zur richten Zeit am richten Ort sein, den Vorgesetzten den Rücken decken, Neukunden akquirieren, einen freundlichen und kompetenten Eindruck am Telefon hinterlassen, Termine und Besprechungsräume koordinieren, Ordnung halten, Vorräte kontrollieren, Bestellungen durchführen, Einkäufe und Postwege erledigen,...

 

Sie sehen schon, die Aufgaben passen gar nicht in eine einzige Stellenausschreibung. Zudem verfügt ein/e Assistent/in  im Idealfall über nachstehende Softskills:

 

  • genaue und strukturierte Arbeitsweise
  • IT-Affin
  • hervorragende Englischkenntnisse
  • teamfähig
  • verantwortungsbewusst
  • engagiert
  • geht gerne die Extrameile
  • Überstunden sind kein Problem
  • humorvoll
  • der "gute Bürogeist", usw.

 

Wenn gewisse Bereich nicht funktinoiert, kann dies schwerwiegende Folgen haben: Kunden werden verärgert, man kommt nicht zum Termin, wenn dieser nicht im Kalender eingetragen ist, Unterlagen und Büromaterial fehlen, die falschen Flüge wurden gebucht, das Mietauto fehlt,...

 

Eine klare und gründliche Einschulung, speziell für Absolventen, ist für die gesamte Zusammenarbeit unumgänglich. Doch während man die Unternehmensstruktur und inhaltliche Themen schult, darf man die Basics (Telefonieren, Gäste begrüßen und bewirten, Postwege,...) nicht vergessen!

 

Wenn diese Grundthemen nicht funktionieren, kann es im Team unruhig werden oder Sie bzw. Kunden werden unzufrieden, die Assistenz dadurch verunsichert. - Dem kann man entgegenwirken.

 

Überlegen Sie gemeinsam mit uns, wo es Entwicklungspotential gibt und wir erstellen für Sie bzw. Ihre Assistenz ein individuelles Training.

 

Bei Interesse oder Fragen dazu freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

Liebe Grüße

 

Elisa Winkler

 

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